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イベント主催者の方へ 西日本総合展示場 新館ご利用の手引き
1．申込みから催し物開催まで
2．使用申込
| ■申込先 | 財団法人 西日本産業貿易コンベンション協会 サービス課 〒802-0001 北九州市小倉北区浅野三丁目9番30号 TEL093-541-5931 FAX093-541-5928 |
| ■受付時期 | ■展示場と会議室をあわせてご利用の場合、又は展示場のみをご利用の場合 見本市、展示会で利用 ･･･使用開始の日の1年前 その他 ･･･使用開始の日の6ヶ月前 ■会議室のみをご利用の場合 ･･･使用開始の日の3ヶ月前 |
| ■受付時間 | 8:30～18:00（ただし休館日を除く） |
| ■手続き | 1）コンベンション協会備え付けの「会場使用申込書」を原則としてご来場のうえ提出してください。 2）電話による仮申し込みの場合は「会場使用申込書」がお手元に届いて２週間以内に提出ください。 |
3．使用の承認
| ■使用承認書の発行 | 当協会より「使用承認書」をお渡しします。「使用承認書」の発行により、施設の使用が確定したことになります。 |
| ■使用承認書の取消 | 次の事項に該当する場合、使用承認の取り消し又は、使用の制限をします。 この場合利用者に損害が生じても、一切責任を負いません。 1）公の秩序又は善良の風俗を害するおそれがあるとき。 2）施設を損傷するおそれがあるとき。 3）詐欺その他不正な手段により利用の承認を受けたとき。 4）関係条例若くは、規則若くは、これらに基づく処分に違反し、又はこれらに基づく関係職員の指示に従わなかったとき。 5）その他施設の管理に支障を及ぼすおそれがあるとき。 |
| ■受付時間 | 8:30～18:00（ただし休館日を除く） |
| ■手続き | 1）コンベンション協会備え付けの「会場使用申込書」を原則としてご来場のうえ提出してください。 2）電話による仮申し込みの場合は「会場使用申込書」がお手元に届いて２週間以内に提出ください。 |
4.会場使用料（展示場及び会議室の使用料）
- 1）会場使用料（展示場及び会議室の使用料）は前納制です。
- 2）使用承認後直ちに会場使用料の20%を、使用開始日の20日前までに残金80%をお支払い頂きます。ただし、使用承認の日が、使用日から20日前以降の場合は使用承認の際に全額お支払い頂きます。
- 3）使用料の納入は「振込依頼書」を送付しますので、指定日までにお振り込み下さい。
- 4）指定期日までに納入がない場合は、延滞金が発生し、あるいは利用承認が取り消される場合がありますのでご注意下さい。
- 5）納入された使用料は、天災その他使用者の責めによらない場合を除き返還いたしません。
- ６）会場使用料以外の使用料等（備品使用料、冷暖房設備使用料、光熱水費など）は、施設使用終了後、使用実績により請求いたします。「精算書」及び「振込依頼書」を送付しますので、指定日までにお振り込み下さい。
5.使用計画書類
- それぞれの期日までに必ずご提出下さい。
- 1）「使用計画書」・・・使用開始日の20日前まで
- 2）「小間割図（ブースレイアウト）」・・・使用開始日10日前まで
- 3）「工事図（配線・配管図面）」・・・使用開始日10日前まで
6.使用時間
| ■展示場 | 8:00～18:00（単位：1日） 準備日・撤去日のみ13:00～18:00／8:00～13:00の半日使用が可能です） |
| ■会議室 | 8:00～13:00/13:00～18:00（単位：半日） |
| ■注意事項 | 1）展示場は、催し物前後の準備日・撤去日の場合を除き半日のみの使用はできません。 2）催し物前後の準備、撤去などの時間も使用料が必要です。 3）時間延長を希望される場合は、あらかじめ協会事務局にお申し出ください。 （1時間あたり、当該使用料の1/10の時間外使用料が必要です） 4）夜間22時から翌朝6時までは原則として使用できません。 6）入館時間から退館時間までを１日あたりの使用時間とします。入館時間とは当日鍵と電話機を受け取られた時間、退館時間とは鍵と電話機を返納された時間を指します。 |
7.使用内容の変更
- 1）使用承認書発行後、使用者の都合により使用日・規模・場所を変更または、使用取消する場合はすみやかに指定の書類をコンベンション協会事務局にご提出ください。
- 2）変更に伴い会場使用料が加算されることがあります。また使用取消に伴う会場使用料の返還はできません。
8.注意事項
- 1）「使用承認書」は使用期間中必ず携帯して下さい。
- 2）寄付、募集、物品販売又は、これに類する行為を行う場合は、事前に協会の承認を得て下さい。
- 3）施設の使用権は、第３者に譲渡、若くは転貸することはできません。
9.鍵の受け渡し
- 1） 鍵の受け取り、返納は、１F新館管理室で行ってください。なお鍵類の場外持ち出しを禁止します。
- 2）鍵の紛失はすみやかに１F新館管理室にお届けください。
10.使用者の責務
- １）利用期間中に会場内で発生した盗難、事故等については、すべて使用者に責任を負っていただきます。「使用計画書」に記入された会場責任者は、期間中会場内に常駐し施設、展示物等の保全に万全の注意を払うとともに、事故等が発生しないよう必要な措置を講じて下さい。
- ２）使用期間中は、使用者自身だけでなく、出品業者、施工業者その他の出入り業者等の行為も使用者の責任として処理いたします。
- ３）使用者は施設（備品を含む）を使用前の状態に回復する義務（原状回復義務）を負います。原状回復は使用者の責任と負担において実施して下さい。
- ４）施設（備品を含む）を毀損・汚損・滅失したときはすみやかに１F管理室に報告してその指示に従って下さい。毀損・汚損・滅失した施設（備品を含む）は使用者の責任において原状回復するか、その損害を賠償していただきます。
11.装飾施工規則
- 1）装飾作業の実施は、承認をうけた「計画書及び図面」に沿って施工してください。
- 2）看板は取付設備のある場所及びあらかじめコンベンション協会から承認をうけた場所に設置し、使用後はコンベンション協会職員の点検を受けてください。
- 3）会場責任者は、承認された施工工程に従い、安全に作業が行われるよう装飾業者を監督してください。
- 4）展示場の施設、備品等を破損、汚損するおそれのある装飾材料及び装飾装置の使用並びに装飾方法は禁止します。特に次の項目は注意してください。
- ａ．壁面、桟などへのクギ打及び粘着テープの使用（備え付けのフック、パネルを利用してください）
- ｂ．床上での直接クギ打、糊付け、塗装作業。（作業台を必ず用意ください）
- ｃ．非常口、防火設備の包囲装飾。
- ｄ．風船等へのヘリウムガスの使用。
- 5）装飾施工に関係する防火対策として、特に次の項目は注意してください。
- ａ．会場内装飾全般及び受付用カウンターに使用する合板ベニアプリントベニア等は、すべて防炎処理済みのシールの付いたものをご使用ください。
- ※吹き付け加工では効果がなく、防災基準に達しません。
- ｂ．カーペットは、防炎処理済みのものを使用し、証明プレートを貼ってください。
- ｃ．可燃性のあるカーテン、幕類、クロース、布紙等装飾材料はすべて防炎加工済みのものをご使用ください。
- ｄ．発泡スチロールなどの石油化学製品、ウレタン、燃えやすい化学繊維等は使用できません。
- ※消防署の立ち会い検査の際、消防法令違反、または防炎処理済みのものを使用しない不完全な材料の選択は、装飾物の取り壊し、またはやり直しを指示されることがありますので、あらかじめ法令等をご確認のうえ、作業を行ってください。
12.防火・防災
- 1）使用者は、自身の責任において防犯、防火、防災、事故等の対策を講じ、災害防止に万全を期してください。万一に備えて、展示会関連保険への加入をおすすめいたします。
- 2）使用者は防災責任者を選任し、災害、事故等による被害を最小限に抑えるため、コンベンション協会自衛消防組織のもと通報、避難、初期消火、救護の任務を遂行してください。
- 3）防災責任者は、非常口、消火栓、消火器、火災報知器の位置を確認し、使用関係者に異常がないか点検のうえ、退出してください。
- 4) 会場内は、禁煙です。歩行中及び作業中の喫煙は絶対おやめください。
- 5）会場内での裸火の使用、プロパン・高圧ガスボンベ、その他可燃性物質など危険物の持ち込みは原則としてできません。
- ※ただし、危険物の持ち込み等はコンベンション協会に工事図面とともに申請し、許可を受けた後、消防署への手続きで承認された場合につき可能です。
- 6）展示品の設置及び装飾施工工事は、防災設備に支障がないようレイアウトしてください。特に次の項目は注意してください。
- ａ．非常口、消火栓等のまわりは1.6m以上の空間を確保ください。
- ｂ．会場内の主幹通路は3,000㎡以上を使用する場合、2.5ｍ以上、3,000㎡以下の使用で2.0ｍ以上の幅を確保してください。補助通路は、1.6ｍ以上の幅員が必要です。
- ｃ．エントランス等のドア付近は通行の障害にならないよう配慮し、搬入道路及び搬入・搬出口付近に駐車しないよう注意してください。
13.備品貸出
- 1）備品の申込は「使用計画書」に備品名・数量を明記のうえ申請してください。（当日、変更可能です。）
- 2）備品の借受は、係員の立ち会い・指示により、所定の倉庫から出してください。使用後は、必ず拭き掃除（原状復旧）を行ったうえ、所定の台車に収納するとともに係員の点検を受けてください。（台車Ｎｏ．の倉庫前で待機し、点検後、使用者自身で台車を倉庫の元の場所に移動してください。）
- 3）備品の受渡は、原則として午前１回、午後１回とします。（係員と調整ください）
- 4）ワイヤレスマイクの持ち込みは、事前にコンベンション協会事務局に申請のうえ、その指示に従ってください。
- 5）備品の種類、料金は別紙「備品料金表」を参考にしてください。
14.音響
展示場及会議室のワイヤレスマイクの周波数は下記のとおりです。
ワイヤレスマイク持ち込みの場合は事前打ち合わせをお願いします。
◎新館 大展示場エリア
| 周波数(MHz) | 806.250 | 806.500 | 807.000 | 807.875 | 808.500 | 808.875 |
| ｃｈ | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |
◎新館 3階会議室エリア（Ａ～Ｅ）
| 周波数(MHz) | 806.750 | 807.250 | 807.500 | 808.125 | 809.125 | 809.375 | 809.750 |
| ｃｈ | 41 | 61 | 42 | 52 | 44 | 45 | 46 |
◎新館 中展示場エリア
| 周波数(MHz) | 806.125 | 806.375 | 807.125 | 807.750 |
| ｃｈ | 11 | 12 | 13 | 14 |
新館 3階会議室エリア（Ｆ～Ｊ）
| 周波数(MHz) | 806.625 | 806.875 | 807.375 | 808.250 |
| ｃｈ | 31 | 32 | 33 | 34 |
15.出展物の実演
| ■騒音・振動 | 特に激しい振動を伴う機械の実演については、直接動荷重が加わることの無いよう防御措置が必要です。また、著しい音響を発する展示物は隣接ホールの使用者に迷惑にならぬよう防音対策を講じてください。 |
| ■臭気・煙り | 強制排気の設備が必要となりますので、事前にコンベンション協会事務局にご相談ください。 |
| ■廃水・廃油 | ピット、トイレ等施設内の配水管には絶対に捨てないよう注意してください。これらの廃棄物は、発生者が責任をもって処理してください。 |
| ■バルーン | 館内のアドバルーンの係留は、防災設備等の妨げになるおそれがありますので、事前にコンベンション協会事務局に申請し承認を受けてください。また、ひも付き風船は天井にからまる恐れがありますので禁止します。 |
| ■その他 | 特殊な展示物の実演は、必ず事前にコンベンション協会事務局に申請し、承認を受けてください。事務局の指示に従わなかった場合、無断で実演した場合は実演の中止、または展示物の撤去をお願いします。 |
16.飲食物販売の制限
展示会の運営上、飲食物の提供が必要な場合は、事前にコンベンション協会事務局に届出 し、指示に従ってください。
17.ゴミ処理・清掃
| ■一般ごみ | 使用区分で発生したごみは、一般ゴミ，カン・ビン・ペットボトル，紙，ダンボール，生ゴミ，汁物，発砲スチロールの７種類に分別収集し、毎日、所定のゴミ庫にお持ちください。（会場責任者は、関係者に周知徹底するよう努めてください） |
| ■産業廃棄物 | これらはすべて、発生者もしくは、会場使用者の責任において処理し、施設内外残材に放置しないよう注意してください。 万一放置された場合、その処理に要した費用はすべて会場使用者の負担になります。 産業廃棄物の発生が予想される場合は、事前にコンベンション協会事務局にご相談ください。 |
| ■一般清掃 | 会場責任者は、トイレ、ゴミ箱が常に清潔に保たれるよう、期間中の衛生に留意ください。 |
| ■最終清掃 | コンベンション協会にご相談ください。 |
18.駐車場
| ■地下駐車場 |
|
19.警備
- 1）コンベンション協会の警備体制は、共用スペース及び外周部の巡回警備、監視カメラ及び感知器による機械警備です。
- 2）使用期間中の交通整理、場内整理及び事故防止のため、専門の警備員を配置するなどし、使用者が責任を持って行ってください。また、使用区分の施錠、解錠は、会場責任者が責任を持って行なってください。
- 3）入館、退館時の鍵類の受渡は、新館１階の管理室で行なってください。
20.喫煙
- 1）会場内は、禁煙です。歩行中及び作業中の喫煙は絶対おやめください。
21.関係機関
- 法令に定められた関係官公庁等機関には、開催７日前までに使用者が申請してください。
- ●道路交通法上の許可催物届出書
- ・小倉北警察署 地域課 小倉北区城内５－１ TEL093-583-0110
- ●喫煙・裸火使用・危険物持込承認申請書
- ・小倉北消防署 予防課 小倉北区江南４－１６ TEL093-921-0119 FAX093-941-3285
- ●食品衛生法上の許可
- ・保健福祉局保健所東部生活衛生課
- 小倉北区馬借１－７－１ TEL093-522-8728
- 総合保険福祉センター4F FAX093-522-8775
- ●酒類・タバコ販売免許
- ・小倉税務署酒類指導課 小倉北区大手町１３－１７ TEL093-583-1331
- ●臨時電話取付
- ・（株）NTT西日本―九州 TEL0120-848494
22.アクセス
- 新幹線のぞみ号が停車するJR小倉駅から、徒歩5分
（ﾍﾟﾃﾞｽﾄﾘｱﾝﾃﾞｯｷ・動く歩道で連結） - 飛行機●主要都市までの所要時間（福岡空港発）
- ・東京（北九州空港発） 1時間25分
- ・東京１時間30分・大阪１時間
- ・名古屋１時間10分・宮崎40分・鹿児島40分
- ●新幹線小倉駅より（のぞみ）●主要都市までの最短所要時間
- ・博多17分・広島50分・新大阪2時間14分
- ・名古屋3時間8分・東京4時間45分
- 高速道路●主要都市までの最短所要時間
- ・福岡40分・鳥栖１時間3分・熊本2時間
- ・鹿児島4時間20分・広島3時間5分
23.その他
- 見本市・コンベンションに関わる支援については、コンベンション協会にご相談ください。
